Архивация документов

Доброго дня!

Вот такой вот встал вопрос. Фирме надо сделать архив документации,чтобы этим в последствии могли все свободно пользоваться. Вопрос к вам, кто может уже с этим сталкивался,делал сам или же просто знает как это работает у него в фирме.
Первое, какие именно документы вы архивируете?
Как вы это делаете(по средством чего? папки, полки, программы, электронные носители)?
Следуете ли вы каким либо законам о продолжительности сохранения этих документов?

Один из примеров,это рабочии договора, как работающих людей на данный момент и тех кто уже не работает. По закону, все эти договора должны храниться в фирме(даже после увольнения).....энное кол-во времени.В данном случае, их можно хранить в папках, либо же перенести на эл.носитель.

Какие -нибудь еще идеи по этому поводу?

_________________
Darja

У нас все документы в архиве сохранены в графическом формате. Связано это с тем, что как показывает практика, сотрудники берут документы из архива ( в электронном виде ), изменяют их и не сохраняют. Когда же понадобится документ в первоначальном варианте,
найти его невозможно.
Документы в графических форматах невозможно править и редактировать.
По этому когда в этом возникает необходимость, документ из графического переводится в текстовой и изменяется. Первоначальный вариант сохраняется. У нас на фирме это делается с помощью Universal Document Converter (Универсальный конвертер документов), работает с документами, чертежами, таблицами . Крайне полезная и, в общем, простая программа - [...] .

Хотелось бы хоть одним глазком глянуть на пример номенклатуры дел строительной организации. Со сроками хранения документов в некоторых отделах определится крайне сложно, т.к. в перечне типовых управленческих документов информация не находится. Основные сложности с такими отделами как: производственный отдел, сметно-договорной, отдел СМК, МТО, управление капитального хранения.

Привет
Получилось что-нибудь?

Встречный вопрос к топикстартеру - Вам какие документы архивировать надо?
Видов электронных архивов достаточно и каждый подразумевает разные документы (например, электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им, а электронный архив кадровой документации используется для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании).



Эволюционно к электронному архиву, действительно, приходят через сетевые папки. Но когда кто-нибудь удалит важный документ или внесет какую-нибудь совершенно ненужную поправку, начинают интересоваться программными продуктами для организации электронного архива (ни в коем случае не путать с системой электронного документооборота - они решают совершенно разные задачи).



Как было сказано выше - все зависит от документов, которые будут храниться. Естественно, что их хранение также регламентируется; у многих разработчиков есть функционал, который помогает следовать этому регламенту. Например, для архивов нормативно-технической документации в природе существует функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта.



Можно поподробнее почитать ликбез об электронных архивах на Википедии ( [...]Система_электронного_архива ). А для практики - запросить демо-версию у одной или нескольких компаний-разработчиков электронных архивов и посмотреть на фукнционал и юзабилити.