Среди огромного многообразия видов деловых документов, обращающихся на фирмах, предприятиях и в организациях вне зависимости от их специфики можно выделить следующие основные группы:
- организационная документация (устав, учредительный договор, должностная инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка);
- распорядительная документация (приказ по основной деятельности, постановление, распоряжение, решение, указание);
- документация по личному составу фирмы (трудовой контракт, договор, личные дела, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);
- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.);
- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела. Учебное пособие. - Система ГАРАНТ, 2005 г.
Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:
а) доставку и прием документов;
б) первичную обработку документов;
в) предварительное рассмотрение документов;
г) рассмотрение документов руководством предприятия;
д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);
е) осуществление контроля за исполнением документов;
ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;
з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).
Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:
а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;
б) регистрацию документов;
в) подготовку документов к отправке;
г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;
д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;
е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).
Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:
а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;
б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;
в) согласование уточненного варианта текста документа;
г) оформление окончательного варианта текста документа;
д) утверждение (подписание) документа;
е) регистрацию документа;
ж) тиражирование документа;
з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;
и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;
к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).
Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - "Питер Пресс", 2007 г.
Откройте литературу по документообороту.
Там есть все ответы на Ваши вопросы.
_________________ Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!
|