Подписание актов выполненных работ при помощи факсимиле

имеют ли юридическую силу КС2 и КС3 с факсимильной подписью заказчика и "живой" печатью.

Счета-фактуры. Сложные моменты

Кстати говоря, "оборотной стороной медали" является другой метод, с помощью которого поставщики пытаются выйти из положения, связанного с невозможностью проставления личной собственноручной подписи генерального директора и главного бухгалтера на всех счетах-фактурах (при их значительном количестве). Речь идет о возможности использования при оформлении счетов-фактур штампов с факсимильным изображением подписи руководства. На практике многие предприятия, особенно крупные, в чьем документообороте количество выдаваемых счетов-фактур исчисляется тысячами и даже десятками тысяч, стремятся не делегировать полномочия по подписанию этих документов другим сотрудникам. Вместо этого изготавливаются факсимиле необходимых подписей, которые в неограниченном количестве проставляются на исходящей документации, включающей не только счета-фактуры, но и акты сдачи-приемки, накладные и т.п.
Однако в результате, к сожалению, страдает покупатель, так как полученные им документы формально не имеют юридической силы. Причем это как раз тот случай, когда сказанное в равной степени относится и к бухгалтерским первичным учетным документам, и к счетам-фактурам. Дело в том, что в пункте 2 "ж" статьи 9 Закона о бухгалтерском учете сказано о необходимости наличия личных подписей, а пункт 6 статьи 169 НК РФ требует, чтобы счет-фактура подписывался руководителем и главным бухгалтером. Проставление вместо этого факсимильного оттиска свидетельствует о нарушении положений законодательства, так как тем самым не достигаются основные цели визирования документов уполномоченными лицами. Во-первых, отсутствует подтверждение правомерности (иными словами - одобрение) факта совершения операции, которая оформлена соответствующим документом, а во-вторых, не происходит принятия на себя ответственности лицами, на которых такая ответственность (пусть даже в отдельных аспектах) возложена законодательством.
Такую позицию разделяют налоговые органы и Минфин России. Например, в письмах МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404, от 24 июля 2001 г. N 03-4-09/2189/34-х127 и письме Департамента налоговой политики Минфина России от 27 апреля 2001 г. N 04-03-11/69 прямо указано следующее. При оформлении счетов-фактур "использование электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя организации, главного бухгалтера и печати организации не допускается". Несмотря на сравнительную давность упомянутых писем, анализ более поздних документов такого рода позволяет заключить, что позиция контролирующих инстанций не изменилась. Так, аналогичные разъяснения можно найти в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 мая 2004 г. N 04-02-05/2/28, где возможность замены "рукописной" подписи ее аналогом связывается только с соблюдением условий пункта 1 статьи 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
Однако, повторим, ответственность продавца (поставщика) за нарушения в оформлении счетов-фактур законодательством не установлена, а проблемы в связи с отступлением от требований нормативных актов возникают у его контрагентов, которые порой не в состоянии повлиять на действия поставщика. Особенно ярко это проявляется во взаимоотношениях с монополистами, в частности, оказывающими услуги транспорта, связи, энергоснабжения. Добиться от них выставления документов с "живыми" подписями и печатями практически невозможно. Так что почти любая организация, систематически формирующая по данным категориям расходов налоговые вычеты по НДС, подтвержденные дефектными счетами-фактурами, сознательно идет на риск: при проверке инспекторы с формальных позиций могут объявить вычет неправомерным.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

Гражданское право России, общая часть
(курс лекций)


ГК содержит ряд практически важных указаний относительно того, что представляет собой письменная форма сделки. Согласно ст. 160 ГК, это документ, выражающий содержание сделки и подписанный лицом или лицами, совершающими ее, либо по их уполномочию. Использование при совершении сделки факсимиле с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. Последнее при соответствующем оформлении подписи надо считать состоявшимся, и специальной оговорки о том не требуется.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

Комментарий к Гражданскому кодексу (постатейный)


Комментарий к статье 651 ГК РФ

1. В отличие от общей нормы (см. коммент. к п.1 ст.609) договор аренды здания или сооружения заключается лишь в простой письменной форме (см. ст.160, 161) в виде одного документа независимо от того, кто является участником отношений - юридическое лицо или гражданин, на какой срок аренды договариваются стороны - короткий или длительный.
Договор должен быть подписан сторонами без использования факсимиле либо иного аналога собственноручной подписи. Соглашение сторон не может изменить это правило, установленное законом.
Нарушение простой письменной формы сделки влечет в данном случае, в силу прямого указания в настоящей статье, ее недействительность независимо от суммы сделки и участников договора.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. Насколько правомерно использовать факсимиле уполномоченного на подписание лица?

По мнению чиновников, факсимиле на счетах-фактурах использовать нельзя.
Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимиле при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Соответственно факсимиле применяется в гражданском обороте для подписания договора, если это предусмотрено условиями самого договора.
Счет-фактура служит основанием для принятия НДС к вычету или возмещению из бюджета, то есть непосредственно используется в отношениях, регулируемых налоговым, а не гражданским законодательством.
Налоговый кодекс РФ прямо не представляет возможности использования факсимильных подписей при оформлении счетов-фактур. Поэтому налоговые органы, руководствуясь письмом МНС России от 21 апреля 2004 г. N 03-1-08/1039/17 "О налоге на добавленную стоимость", отказывают организациям в праве на вычет или возмещение НДС, если счет-фактура заверен факсимильной подписью. Такой же позиции придерживается Минфин России в письме от 14 января 2003 г. N 04-05-12/01.
А вот арбитражная практика по данному вопросу складывается неоднозначно: есть решения судов и в пользу налогоплательщиков (см. постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 28 мая 2004 г. N Ф03-А16/04-2/1111), и в пользу налоговиков (см. постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 27 сентября 2004 г. N А05-2381/04-13). Предсказать, как поведет себя суд в случае возможного разбирательства, сложно, поэтому не рекомендуем вам использовать факсимиле при подписании счетов-фактур.

Е.Ю. Диркова,
генеральный директор ООО "БИЗНЕС-БУХГАЛТЕР"

1 октября 2005 г.

"Главбух", Отраслевое приложение "Учет в строительстве", N 4, IV квартал 2005 г.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

Плюсы и минусы факсимиле

Случается, что в момент подписания договора, приема новых сотрудников, выставления счетов-фактур директора или главного бухгалтера нет на рабочем месте. При этом другие сотрудники не наделены соответствующими полномочиями. Однако производственный процесс не должен останавливаться из-за отсутствия руководства. Решением проблемы может стать использование факсимиле.
Но, к сожалению, ставить на документах клише не всегда правомерно.
Факсимиле представляет собой клише, которое воспроизводит личную подпись. С помощью него можно оптимизировать документооборот. Руководитель должен заранее составить инструкцию и указать в ней работника, ответственного за хранение этой печати, а также сотрудников, которые имеют право ставить факсимиле руководителя на документы. Кроме того, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи.

Заключаем сделку

На соглашении между контрагентами должны быть собственноручные подписи, поскольку законодатели прямо указывают на это (п. 1 ст. 160 ГК). Но предположим, директор фирмы не мог присутствовать лично при заключении сделки. Вместо этого он разрешил поставить на договоре факсимиле. Такой вариант подписания договора допустим, если компания выполнит условия, установленные законодательством. Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса, партнеры по сделке могут факсимильно воспроизводить "живую" подпись. Правда, для этого фирмы должны заключить дополнительное соглашение, в котором они укажут, что данный договор подписан с использованием клише. Также ссылка на это может быть дана и в самом тексте соглашения.
Гражданский кодекс предусматривает, что соглашение, заверенное факсимиле, имеет юридическую силу. Однако налоговые инспекторы отказываются принимать такие бумаги. Они считают, что клише нельзя ставить на документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042). Но чиновники забывают о том, что оформление договоров относится к сфере гражданского законодательства, а не налогового. Следовательно, именно положения Гражданского кодекса регламентируют этот порядок (п. 1 ст. 11 НК).
Однако фирмам все же нельзя расслабляться и не обращать внимания на мнение инспекторов. Ведь налоговые служащие могут оспорить "сомнительные" сделки через суд. Президиум Высшего Арбитражного Суда постановил, что инспекторы вправе подавать иски о признании сделок недействительными и взыскании в доход государства всего полученного по ним (постановление президиума ВАС от 15 марта 2005 г. N 13885/04). Судьи ссылаются на пункт 11 статьи 7 Закона от 21 марта 1991 г. N 943-1 "О налоговых органах в Российской Федерации". Они указывают, что данный закон не утратил свою силу в связи с принятием первой части Налогового кодекса. Именно поэтому компаниям не стоит рисковать, используя факсимиле без острой необходимости.

Принимаем на работу

Новый сотрудник пришел заполнять документы о поступлении на работу, а руководитель фирмы отсутствует. Кадровик или бухгалтер, выполняющий его функции, собирается принять работника без директора. Может ли он в этом случае воспользоваться факсимиле? Однозначно, нет.
Дело в том, что законодатели установили, что стороны подписывают трудовой договор собственноручно (ст. 67 ТК). Только в этом случае документ правильно оформлен и действителен.
Кроме того, руководитель также издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимиле в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными. Дело в том, что среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя.

Возмещаем НДС

Для оперативного выставления счетов-фактур по поставкам продавец может воспользоваться факсимиле. Так проще поставщику. Однако затем покупателя ждет неприятная ситуация. Налоговая инспекция проведет камеральную проверку и откажет в возмещении суммы НДС, уплаченной при приобретении товара.
Чиновники полагают, что счета-фактуры с факсимильными оттисками подписей руководителя и главного бухгалтера не дают фирме право на возмещение НДС. Дело в том, что если поставщик оформил счета-фактуры с нарушениями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса, то покупатель не сможет получить вычет из бюджета. А пункт 6 предусматривает, что этот налоговый регистр должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем фирмы. Хотя законодатели не дают прямых указаний на то, что автографы должны быть "живыми", инспекторы считают, что пункт 6 не предоставляет возможности использовать клише. Кроме того, факсимильные счета-фактуры даже нельзя зарегистрировать в книге покупок и книге продаж, поскольку они не соответствуют "установленным нормам их заполнения" (письма УФНС по г. Москве от 9 марта 2005 г. N 19-14/14327, МНС от 21 апреля 2004 г. N 03-1-08/1039/17, УМНС по г. Москве от 1 сентября 2003 г. N 11-14/47605).
Судьи в свою очередь становятся на сторону фирм. Ведь уточнений о характере подписи нет ни в Налоговом кодексе, ни в правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства от 2 декабря 2000 г. N 914). Например, ФАС Московского округа считает, что законодательство не запрещает проставлять факсимиле в счетах-фактурах. Это клише является аналогом "живой" подписи. Если фирма заплатила за товар и оприходовала его по этим налоговым регистрам, заверенным поставщиком, то у налоговой нет оснований отказывать в возмещении НДС. Поэтому инспекторы также не вправе оштрафовать компанию в случае представления факсимильно заверенных счетов-фактур за неуплату или неполную уплату налога в результате занижения базы по статье 122 Налогового кодекса (постановления ФАС Московского округа от 3 ноября 2004 г. N КА-А40/10060-04, от 28 мая 2003 г. N КА-А40/2727-03).
Несмотря на то что в столице суд решал дела в пользу фирм, в других регионах служители Фемиды становились на сторону инспекторов. Судьи отказывали налогоплательщикам в возможности использования факсимиле (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27 сентября 2004 г. N А05-2381/04-13, ФАС Дальневосточного округа от 28 мая 2004 г. N Ф03-А16/04-2/1111).
Поэтому решения московского суда в пользу налогоплательщиков не должны вводить бухгалтеров в заблуждение. Возможно, фирме не стоит принимать от поставщиков счета-фактуры с факсимиле, поскольку ответственность за эти документы "ляжет на плечи" покупателя. Именно покупатель недополучит из бюджета оплаченный НДС. А судиться за каждую "бумажку" небольшой компании не по силам.

Подписываете ли вы документы
с помощью факсимиле?

52,50% - Нет. Налоговая инспекция не принимает бумаги, заверенные факсимиле.
33,75% - Да. Это упрощает документооборот и позволяет оперативно работать с контрагентами.
13,75% - Только если партнер по сделке согласен.

Мнение
Марина Конюшева, бухгалтер, рассказала: "Поставщик выставил нам счет-фактуру с факсимильной подписью. Мы не обратили на это внимания, поскольку была положительная судебная практика. Однако после проверки инспекция отказывает нам в возмещении НДС. Директор не хочет судиться, так как он считает, что ссориться с инспекторами недальновидно. Кроме того, сумма не очень большая. Но впредь мы будем осторожнее".

А. Андрющенко

"Московский бухгалтер", N 7, июль 2005 г.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

Можно ли на счете-фактуре вместо подписи проставлять факсимиле?

По данному вопросу высказывались оба контролирующих ведомства (письма Минфина России от 14 января 2003 г. N 04-05-12/01, МНС России от 21 апреля 2004 г. N 03-1-08/1039/17). Они разъяснили, что использование факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью механического или иного копирования на счете-фактуре не допускается. В противном случае фирма не вправе будет предъявить к вычету суммы НДС, уплаченные поставщику.
Судебная практика показывает, что действующее законодательство не содержит запрета на проставление факсимиле подписи в счетах-фактурах. Следовательно, возмещение НДС по таким счетам-фактурам правомерно (постановления Федерального арбитражного суда Уральского округа от 6 сентября 2004 г. по делу N Ф09-3606/04-АК, Московского округа от 3 ноября 2004 г. по делу N КА-А40/10060-04). Кроме того, было указано, что письма исполнительных органов власти не могут давать расширительного толкования закона.
Однако в 2005 году по данному вопросу появилась отрицательная судебная практика (постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. по делу N А13-6464/04-19, Дальневосточного округа от 2 февраля 2005 г. по делу N Ф03-А51/04-2/3404). Судьи указали, что законодательство о бухучете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимиле при оформлении первичных документов и счетов-фактур. Факт отсутствия в законах порядка и случаев, при которых допускается использование факсимильного воспроизведения подписи, означает не что иное, как запрет на указанные действия.
Таким образом, теперь уже говорить об однозначной своей победе в суде нельзя. Остается либо последовать совету ведомств, либо тщательно готовиться к защите своей позиции в суде.

Д. Аборин,
советник налоговой службы II ранга

1 июня 2005 г.

"Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2005 г.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

Комментарий.

Ситуация по факсимиле спорная.
С одной стороны - закон не запрещает использоване факсимиле.
С другой - факсимиле вполне может стать источником проблем с налоговиками.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!