Регистрация договоров

Здравствуйте! В нашей организации есть юридический отдел и бухгалтерия. Оригиналы договоров с поставщиками хранятся у юриста, копии договоров передаются в бухгалтерию. На каждой странице копии договора секретарь ставит номер и дату когда передается эта копия в бухгалтерию и заносит номер в регистрационный журнал. А как правильно оформить поступление договора в организацию и надо ли таким образом регистрировать копии договоров.

Правильно у вас все делается.
Может, на каждой странице и не нужно, но то, что у оригиналов - единое место хранения - Это здорово!
То, что каждая копия нумеруется и регистрируется - это тоже очень верно: гарантируется аутентичность и безопасность: известно, у кого находятся копии.

_________________
С уважением,
Александр Фабричников

Есть вопрос. Буквально неделю устроилась в контору секретарем с функциями делопроизводителя. Сейчас провожу ревизию договоров, и возникло много сложностей...
1) Я знаю, что с контроля руководителя снимаются договора, имеющиеся акт приемки выполненных работ. А если такой акт есть, но договора нет (и даже в журнале регистрации договоров нет никакого схожего намека на данный акт приемки)? Как быть?
2) Есть несколько записей в журнале регистрации договоров, но сами договора отсутствуют. Как поступать в этой ситуации?
3) Есть запись в журнале регистрации договоров, и есть копия договора (самого оригинала нет). Насколько это неправильно и что делать?

Очень жду чьей-нибудь помощи...

Однозначно для организации нормального делопроизводства - искать и восстанавливать.

Кто был ответственный, кто перед этим был делопроизводителем? Это результат недоработки предыдущего сотрудника. Если не можете найти документы, то должны подать служебную записку на имя директора с указанием обнаруженных проблем. Такой запиской Вы ограждаете себя - то есть, это не Ваша вина.

Какая копия? Кем заверена?

_________________
Cogito ergo sum.
С уважением - Ольга Кряжич

Если не ищется и не восстанавливается? Чем может грозить наличие только акта? Или может быть акт приемки тоже тогда "потерять"?


Вопрос не в том, чтобы оградить себя, а в том, чтобы оградить фирму от возможных проблем (со структурами, проводящими проверки) в связи с тем, что нет договоров, которые должны быть по журналу регистрации договоров. Как это сделать?


Копия никем не заверена, просто отксеропированный вариант... (

"в связи с тем, что нет договоров, которые должны быть по журналу регистрации договоров"
Хм... сколько себя помню, еще не одна проверяющая контора не сверяла наличие договоров с журналом регистрации договоров.

_________________
С уважением,
Александр Горшунов

)) Ну мало ли...

Ну Вы, блин даете, Настя! Кто же Вас делопроизводителем взял без минимального опыта?


В стране напряженка с вторсырьем для бумажной промышленности. Мой Вам совет, сходите в бухгалтерию, побросайте все папки с надписями "договора", "приказы", "2007", "2008", "2009", "2010" в большой мешок и сдайте в пункт приема макулатуры.
Шучу, конечно...
Акт приема выполненных работ - это документ, по которому совершалась оплата (или вами, или вам).
Отсутствие договора - не проблема (если только с контрагентами бесконфликтно сработали).
Отсутствие акта - однозначно проблемы с налоговой при проверке.


А вообще, почитали бы Вы учебник по делопроизводству
К примеру - этот:

для скачки:
[...]
[...]

_________________
С уважением, Андрей Стадник
Координатор [...]

Спасибо... Я скачала... Пока не прочитаю, не буду задавать вопросов. )))

на самом деле некоторые разовые сделки можно осуществлять без договора, и сами первичные документы, такие, как акт выполненных работ и счет-фактура и являются полноправной заменой самого договора
так что в этом случае договор восстанавливать не надо