Подготовка к выставке

В сентябре мы будем участвовать в выставке ТренингсЭКСПО 09. В этом году я наставляю маркетолога, который еще ни разу не отвечал за подобный проект. После пары встреч с ним я неожиданно вспомнил, как я сам был ответственным за это мероприятие, как я приходил на работу с утра, а уходил уже поздно вечером. Как срывались поставки оборудования, как любое дельце превращалась в сложную задачу на неделю. Потому я решил все-таки выписать основные этапы и советы по подготовке к выставке.

Назначить руководителя проекта

Руководитель проекта отвечает абсолютно за все составляющие такого нехилого проекта, как выставка. Если произошла проблема, если на выставке кто-то в чем-то облажался, то виноват в этом в первую очередь руководитель проекта. Потому нужно с особой тщательностью выбирать человека ответственного и исполнительного на эту роль.

Составить план проекта

Нет плана — нет проекта. Сумбур здесь может быть только вреден. Каждый шаг должен быть прописан по срокам, по бюджетам и по многим другим, часто по индивидуальным, критериям.

Забронировать места на выставке

Чтобы принять участие в выставке ТренингсЭКСПО 09, я зарегистрировался за 10 месяцев, то есть через два месяца после того, как прошла прошлая. Для выставки 2010 года я буду регистрироваться за 12 месяцев, возможно даже в день начала выставки текущего года.

Посетите для себя какую-нибудь выставку (тематика не особо важна) и последите за своими ощущениями. Какие стенды и места Вам нравится больше, какие нет? Внимательно посмотрите на неудачное расположение и неприветливые стенды. Посидите на неудобной мебели, попробуйте невкусные или липкие сладости, которые раздают экспоненты. Посмотрите, запомните и сами так никогда не делайте.

Выбрать место на выставке

От того, где расположен стенд, во многом зависит результат — будете ли вы разгребать горы ценных контактов или с трудом поделите три непонятные визитки.

Место на выставке это если не все, то почти все, поэтому всеми правдами и неправдами надо попытаться пробиться в самые «злачные места» — на центральный ряд.

Не забывайте, посетители первые стенды проходят тут же, до последних не всегда доходят, а если и доходят, то уже под впечатлением от стендов Ваших конкурентов.

Определить показатели эффективности проведенной выставки

Что Вы хотите от выставки? Получить контакты с клиентами? Презентовать новый продукт? Взять заказ, который бы окупил выставку в течение ближайших шести месяцев? Все цели и задачи запишите, переведите в цифры и ориентируйтесь только на них. Закончив проект, в обязательном порядке составьте отчет.

Собрать проектную команду

Есть два типа команд для такого проекта: первая команда — это та, которая будет работать на самой выставке, а вторая — та, которая будет проводить предварительные подготовительные работы.

Кто будет освещать Ваше участие в СМИ, кто будет работать с дизайнерами для каталогов и стендов, а кто обеспечит гостиницу, если выставка будет проходить в другом городе — это Вы должны решить сразу и обязательно оповестить саму команду.

Обеспечить наличие каталогов

Каталоги — это то самое главное, с чем уйдет потенциальный клиент домой. Потом на работе он вывалит все эти каталоги на стол, сходу половину выбросит в мусорную корзину, некоторые еще полистает, но они также пойдут в мусор и останутся те, которые он внимательно изучит. Именно среди таких каталогов должен лежать Ваш.

У нас в компании большое значение придается каталогам, дизайн мы разрабатываем месяцами, а сами каталоги печатаются под заказ только в лучших типографиях города. Каталоги могут быть маленькими брошюрками, а могут быть массивными, дорогими в натуральной коже. Вопрос как всегда в цене и в их окупаемости.

Если встречают каталоги по обложке, то провожают по текстам. Или обучайтесь искусству копирайта сами или привлекайте специалистов. Перечитывайте свои каталоги на сотни раз, в том числе и для проверки на наличие ошибок в тексте. Если Вы все сделаете правильно, то каталоги будут сами продавать Вашу продукцию.

Обеспечить наличие стенда

Хороший стенд решает многое: он издалека привлекает к себе посетителей, он показывает уровень компании и должен выделять ее от остальных.

В идеале стенд нужно заказывать за полгода до выставки, это при том, что дизайн его уже разработан и бюджет защищен.

Некоторыми считается, что каждый год компания должна удивлять посетителей новым стендом. Я с этим не согласен, напротив, один и тот же стенд показывает постоянство, разве что его можно иногда слегка видоизменять (слегка изменить цвет или рисунок, возможно достроить конструкцию). А если учесть, сколько стоят металлические стенды, то уж лучше один раз купить шикарный, большой стенд и использовать его годами. А если учесть, что 95% стоимости — это его каркас, то стенд можно за недорого постоянно видоизменять к каждой выставке, покупая банерную ткань с различными рисунками. Обязательно перед выставкой в помещении компании, которая разработала Вам стенд, изучите его в собранном состоянии. Очень часто участники на выставке потом сами собирают и разбирают стенды, а дело это непростое.

Определить стратегию поведения на выставке

Каждый участник от вашей компании должен четко понимать, когда и что ему нужно сделать. Только слаженная работа позволит Вам собрать урожай визиток и возможно даже заказов.

Обычно на нашем стенде работает порядка 3-4 человек (бывает чуть больше). Они делятся на «охотников» и на «фермеров». «Охотники» — это те, кто берут с собой один каталог и, отходя от стенда, предлагают посетителям познакомится с нашей компанией. Улыбка, визитка, правильный первый вопрос и «охотник» провожает посетителя к стенду, за которым находится «фермер», тот начинает вести более глубокую работу, выявляет потребности (которые обязательно записывает на визитке посетителя!) и дарит каталог и какую-нибудь сувенирку.

Роли должны быть обговорены, все ситуации заранее обыграны. Что, например, делать, если посетитель оказался не целевым клиентом? Как с ним тактично попрощаться? Или наоборот оказался целевым, то тогда как заинтересовать его? Какие вопросы задавать? Все это должно быть записано, отрепетировано и выполнено. Огрехи клиент прощает редко.

Обеспечить участников выставки необходимыми материалами (визитки, справочник и т.д.)

Нет контроля — нет управления. Руководитель проекта должен быть в курсе любой мелочи: во что будут одеты участники, сколько визиток у каждого участника и есть ли у них бэйджики. Мелочи на выставке иной раз играют решающую роль.

Выступить на выставке

На выставках часто проходят круглые столы, мастер-классы и конференции. Необходимо изначально определить, будете ли Вы принимать участие и начать подготовку и начать подготовку как можно раньше.

На выставке ТренингсЭСКПО 2008 у нас было зарезервировано два мастер-класса, на одном из которых от нас должны были выступить Юрий Самолов и Юлия Итти. Я сидел на мастер-классе, который как раз проходил перед нами. На нем скучало человек десять, хотя стульев было на полсотни. В связи с этим я сильно волновался, что мы также прогорим и провалим мастер-класс. Но так как мы подготовили заранее баннеры, презентацию и само выступление, то в этой же самой аудитории на нашем мастер-классе толпилось свыше ста человек!

Подвести итоги проекта

После выставки всех участников необходимо отблагодарить, может посидеть где-нибудь в кафешке. В обязательном порядке необходимо собрать ключевых сотрудников Вашей компании и провести для них презентацию-отчет по выставке, с цифрами и фото-отчетом (всегда особо интересны фотографии конкурентов).

Небольшие советы:

— Для самостоятельной сборки и разборки стенда обязательно приобретайте одну-две стремянки — на выставках они в жутком дефиците, хотя стоят недорого.

— Это же относится к шестигранным отверткам. Если не хотите ждать, когда отвертки освободятся у соседей, то купите таких заранее с полдюжины.

— Держите в своей телефонной книжке номера электрика, такси, грузчиков и менеджера, который с Вами работает. Если что идет не так, то Вам будет, кому позвонить.

— Вашей команде необходимы представители мужского пола, или репетируйте заранее причину, по которой Кристина, менеджер по работе с клиентами с 5 сантиметровыми ногтями должна поднимать купол металлического стенда, пока другие его прикрутят.

— На выставке люди целый день на ногах, если в туалет еще есть время забежать, то в кафе посидеть некогда. Купите с утра булочки, сок, салатики, и окрепшие участники будут активнее привлекать клиентов.

— К вопросу о еде: категорически запрещается есть за стендом. Мало того, что посетителям неприятно подходить пока Вы едите, так еще и остается незабываемый запах о Вашей компании.

— Заранее составьте список всего того, что и когда нужно увезти по завершении мероприятия. Выставка — дело стрессовое и без списка Вы потом рискуете что-нибудь или кого-нибудь забыть.

— Выделите время на час-полтора и пройдитесь по всем конкурентам — соберите у них каталоги, сувенирку, диски, короче все что сможете. Потом, после выставки Вы сможете изучить их материалы и почерпнуть там много интересного.

— Когда Вы размещаете пресс-релизы и новости о Вашей компании, то вначале разошлите пресс-релизы за месяц до выставки, где Вы напишите о том, что планируете там выставится, и что именно собираетесь продемонстрировать. А потом, после выставки разошлите пресс-релизы и новости уже с итогами проведенного мероприятия.

Выставка — это интересный проект, который постоянно преподносит сюрпризы и самое главное клиентов. На этом мероприятии может вырасти опытный руководитель проекта.

Для меня выставка — это настоящее поле нашего рынка, на котором выставляются ключевые игроки, на котором наглядно показаны правила игры, тенденции и смелое будущее рынка. Тысячи потенциальных клиентов, за которыми приходится вживую бороться с конкурентами, находятся от Вас на расстоянии вытянутой руки. Ощущения — незабываемые!

Искренне влюблен в выставки и по возможности буду посещать их как можно чаще.
Источник: [...]

Длинным языком и тяжелым железом.

Добрый день! Сегодня просматривала различные материалы про выставку и случайно наткнулась на Ваш вопрос. Дело в том, что мой руководитель как раз сегодня написал статью для блога, как он в одиночку, не имея опыта готовился к крупнейшей выставке в нашей отрасли. Хотела выдержки выложить, но ее надо целиком читать, иначе непонятно. Целиком не вошла. Надеюсь, мне позволят оставить тут ссылку, а вы получите необходимую информацию. Статья здесь [...]

Может кто-ниб поделится какими-нибудь оригинальными идеями, как привлечь побольше клиентов к стенду. Какие-нибудь НОУ-ХАУ в сфере выставочных уловок???

НОу-хау старое: высокие блондинки.