Организация долопроизводства в новых фирмах

Уважаемые коллеги. поделитесь пожалуйста опытом по организации долопроизводства в новых фирмах.
В частности интересуют следующие вопросы:
может ли секретарь или секретарь-референт вести кадровой делопроизводство? и трудовые книжки?
как оформить на работу генерального директора, особенно если он учредитель фирмы?
обязательно ли наличие должностных инструкций? штатного расписания?

!) не совсем понятен вопрос, Вас интересует, насколько правомерно вменение таких обязанностей как ведение кадрового делопроизводства секретарю? Или может ли реально секретарь с этим справиться?
2) Актуальный вопрос. Порылась в архивах различных конференций, нашла вот что:
Вопрос: "Необходимо ли издание приказа на назначение Генерального директора, назначенного на должность общим собранием участников ООО? Трудовой договор подписан, вопрос именно о необходимости приказа, а также кем он подписывается и его приблизительная формулировка."
Ответ: "Генеральный директор назначается (избирается) на должность общим собранием участников. Управление организацией осуществляется на основании договора, заключенного между обществом и подписывается от имени общества лицом, уполномоченным решением общего собрания участников. При оформлении назначения используется форма приказа № Т-1 утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. № 26, подписывается самим руководителем организации или уполномоченным на это лицом"
и на эту же тему :
Вопрос: "У нас два учредителя. Они же являются генеральными и исполнительными директорами. Нужно ли издавать приказы на их прием на работу? Если да, то кто подписывает?"
Ответ: "Приказ о приеме на работу издается в любом случае, только в строке основание в первом случае пишется - Решение Общего собрания Общества(Протокол № __ от <___> _____ г.) и подписывается Председателем Общего собрания, а во втором случае приказ подписывает исполнительный орган, т.е. Генеральный директор."
Из собственной практики могу привести такой пример: наша инспектор по кадрам оформила принятие генерального директора приказом с формулировкой: "Вступаю в должность Генерального директора ООО (название организации) с (дата)", в качестве основания был указан Протокол Общего собрания ООО. Меня такая формулировка откровенно смутила: такое оформление больше подходит для распоряжения с его констатирующей частью "во исполнение...". Ситуация же требует издания именно приказа (но если это приказ, то где здесь, спрашивается, глагол в инфинитивной форме после слова ПРИКАЗЫВАЮ?). Ей мои аргументы показались малоубедительными:(
3) обязательно!!! Отсутствие может повлечь штрафы проверяющих налоговых инспекторов. А еще желательно обзавестись грамотно составленной инструкцией по делопроизводству, утвержденной директором и имеющей в качестве приложений образцы бланков основных видов документов, хотя бы лишь для того, чтобы всякие "шибко умные товарисчи" не портили лишний раз кровь секретарю:)