Регистрация служебок

Добрый день!
Пожалуйста, проконсультируйте по вопросу регистрации служебных записок.

Ситуация следующая: служебная записка подписывается инициатором (руководителем подразделения), затем направляется на согласование с заинтересованными лицами (начальниками подразделений, отвечающими за исполнение), далее направляется на рассмотрение адресату.

Например, служебная записка на приобретение материальных ценностей инициируется и подписывается руководителем какого-либо подразделения, далее согласовывается с начальником хоз.отдела и руководителем отдела бюджетирования, затем направляется на рассмотрение адресату - зам.генерального директора по общим вопросам.

Вопрос в том, на какой стадии обработки следует регистрировать служебную записку? Сразу после подписания? Или после согласования заинтересованными лицами?
И если регистрировать сразу после подписания, то что делать, если возникла необходимость внесения изменений на этапе согласования: следует создать новую служебную записку с новым рег.номером и датой или откорректировать уже существующую записку, оставив тот же номер и дату?

lyness, процесс согласования - это составная часть процесса создания документа. По сути вы согласовываете не документ, а проект документа. Поэтому, если в Вашей организации существует регистрация только документа (т.е. факта создания документа), то регистрировать его нужно уже после того, как его содержание согласовано со всеми заинтересованными лицами.

А если Вас интересует более комплексная регистрация, направленная на отслеживание жизненного цикла документа в организации, то необходимо регистрировать не только факт окончания работы над документом, но и:
1) факт разработки проекта документа (т.е. подписания его автором);
2) факт передачи его на согласование конкретным лицам;
3) факт внесения изменений в проект с учетом пожеланий заинтересованных лиц (тех, кому проект документа предоставили на согласование);
4) факт окончательного оформления документа;
5) факт согласование (заполнение реквизита "Виза согласования" на документе - когда и с кем согласовано);
6) факт передачи документа адресату или исполнителю.

Думаю всё зависит от того, какая цель преследуется регистрацией служебной записки. Например, если цель: зарегистрировать документ (то есть внести в журнал запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, с присвоением номера, даты регистрации и т.п.), то нужно естественно регистрировать окончательный вариант.
А если цель: фиксировать (и контролировать) все существенные события процесса согласования документа, то можно делать так, как предложил Marshaal.
Но надо понимать, что во втором случае нужно автоматизировать процесс согласования. Но зато это создаст информационное поле, которое может дать много полезной информации (например, почему документы задерживаются на таком-то этапе, на каком этапе находится сейчас такой-то документ и т.п.).

Регистрировать служебки есть смысл только в подразделении-авторе, если оно присутствует. Но в принципе, можно и этого не делать. Практически, служебная записка является инициирующим документом, на основе которого создается документ распорядительный, который уже регистрируется, имеет срок хранения и т.д.