Номенклатурный план

Здравствуйте! нужна помощь. В организации в штатном расписании произошли изменения. Был ликвидирован один отдел. Проблема связана с номенклатурным списком дел и индексацией отделов. Эти документы были уже утверждены на год. Должна ли произвести соотвествующие изменения (а именно удаление отдела) в этих документах. Убрать из списка этот отдел. И объясните, пожалуйста, поподробнее как провести эту процедуру. Нужно ли издать приказ и т.д. Буду очень благодарна.

На основе чего были произведены эти изменения? Приказ?

Если отдела нет, а он везде "светится" - это как?
Внесение изменений необходимо.

Нужно исходить из первичного документа, по которому отдел был упразднен. Что было/не было сказано там? От этого и "плясать".

_________________
Cogito ergo sum.
С уважением - Ольга Кряжич

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. При наличии архива эти итоговые сведения в установленном порядке передаются в архив т.к. номенклатура является основанием для передачи дел на архивное хранение.
Если отдел был ликвидирован, то в конце года не созданные им дела просто не фиксируются, а в графе "Примечания" можно сделать ссылку на приказ, ликвидирующий отдел.