10 главных ошибок тех кто только открыл Фирму или ИП

10 главных ошибок тех, кто открыл фирму и
не знает, что делать дальше?

Как известно, регистрация новой компании или Индивидуального Предпринимателя сама по себе не является супер сложной задачей, особенно если все хлопоты по документации и процедуре регистрации берет на себя специализированная организация. Самое интересное для вновь испеченного собственника и руководителя скорее начинается именно после официальной регистрации фирмы. Неожиданно многие из них задаются извечным вопросом Н.Г. Чернышевского - Что делать?
Вопросы с организацией бухгалтерского, налогового и кадрового учета изначально ставиться на второй, а то и третий план – ведь в первую очередь нужно думать о развитии бизнеса. И со стратегической точки зрения это правильно. Однако, совсем забывать о так называемой «текучке» является довольно рискованным занятием и вот почему.
Собственники и директора компании полностью сконцентрировавшись на продвижении своего продукта или услуги, зачастую считают, что с административными вопросами включая бухгалтерию могут справиться сами или в крайнем случае посадить «девочку» или «мальчика», это уже дело вкуса, который (ая) быстренько во всем разберется и проделает всю бумажную работу причем за небольшую плату.
Но на деле происходит так: неожиданно выясняется, что просрочен срок подачи важного заявления, не послано вовремя уведомление, что куда сдавать и как отчитываться никто не знает. До кучи приходят непонятные письма из налоговой и прочих замечательных государственных учреждений с требованием заплатить какой-то штраф, причем непонятно с какой стати и правомерно ли это в принципе. Отправляя платежку в банк выясняется, что счет арестован и с этим надо срочно что-то делать.
Все это в итоге приводит к тому, что руководитель вынужден отвлекаться на кучу мелочей и проблем, которые мешают сконцентрироваться на главной цели бизнеса и наладить нормальную работу фирмы.
В связи с этим, хочу привести в данной статье, на мой взгляд 10 самых типичных ошибок практически любой новой компании и дать краткие рекомендации как их свести к минимуму.

Ошибка №1. Не правильный выбор режима налогообложения
Не редки случаи, когда учредители и руководство новой компании с удивлением обнаруживают, что выбранный режим налогообложения совершенно не соответствует деятельности фирмы. Например, собирались заниматься торговлей, где как известно существенную часть занимает себестоимость закупаемой продукции. Но оказалось, что исходя из выбранного режима налогообложения расходы принять на уменьшение налогооблагаемый базы нельзя. В итоге сумма налогов к выплате просто зашкаливает и убивает всю прибыль на месте.
Решение. На этапе регистрации внимательно отнеситесь к вопросу о выборе режима. В общих чертах совет такой – если занимаетесь по принципу купил – продал, то выбирайте систему «Доходы минус расходы», если же оказываете услуги, то выбирайте просто «доходы». Конечно, в каждом случае могут быть свои тонкости, которые надо более внимательно прорабатывать.
А также помните! У Вас есть всего 5 дней после регистрации, чтобы успеть подать заявку для работы по упрощенной системе налогообложения. Идеально если вы подали заявку о переходе на УСН прямо вместе с документами на регистрацию.

Ошибка №2. Нарушение базовой кадровой документации
Очень много сложностей и вопросов возникает по поводу как правильно оформить в штат сотрудников или хотя бы назначить директора и главного бухгалтера. Что если единственным работником фирмы является сам директор? Можно ли совмещать должности? Как оформить трудовой договор и т.п.
Рекомендация: В самом простом варианте, это когда в компании всего один человек - он же Генеральный директор, то первым делом он должен издать «нескромный» приказ №1 «о вступлении в должность». Приказом №2 возложить на себя функции главного бухгалтера и в третьих подписать Трудовой договор на срок, предусмотренный Уставом компании. Типовые образцы всех этих документов довольно легко можно найти в Интернет.
Если ситуация более сложная, то есть два варианта: искать информацию любыми доступными способами самому, что вполне реально но требует массу времени либо обратиться к профессионалам.
Не редко компании используют вариант №3, то есть совсем не делают никакой документации. Это худшее что можно сделать. Не надо затягивать! Уделите вопросу хоть немного времени и это избавит Вас от ненужных проблем в дальнейшем.


Ошибка №3. Нарушение сроков подачи бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности
Все знают, что нужно сдавать какие-то отчеты, но часто не знают какие именно и главное когда. К сожалению, наше законодательство как сердце красавиц «склонно к измене», поэтому сроки и формы отчетов постоянно модифицируются. Кроме того, состав отчетности сильно зависит от выбранного режима налогообложения, вида деятельности, наличия в штате сотрудников и других параметров Вашего бизнеса или предприятия.
Рекомендация: Составьте сразу календарь отчетности на текущий год с конкретными датами, чтобы всегда знать когда и что Вам нужно сдавать. Если фирма молодая или даже нулевая, то отчетность не будет слишком сложной. В Интернет полно ресурсов и специализированных форумов, где можно найти подробнейшую информацию о том, что и как делать. Не откладывайте сдачу отчетности на последний день, иначе придется стоять в очередях или платить деньги консультантам. Плюс ко всему за просрочку подачи рискуете нарваться на штраф и лишнее внимание налоговой службы.

Ошибка №4. Нарушение сроков уплаты налогов
Помимо сроков подачи отчетности нужно еще точно знать, когда и какие налоги платить. Если сделать это не вовремя, то предприятие ждут санкции со стороны госорганов.
Решение: Дополнительно к календарю отчетности составьте подробный календарь уплаты налогов в соответствии с параметрами вашего предприятия или бизнеса. Повесьте календарь на самом видном месте или заведите «ремаиндер» и платите исправно.

Ошибка №5. Ошибки в реквизитах при оплате налогов и взносов
Тесно связана с ошибкой №5. Также может повлечь неприятности и долгие разбирательства с налоговыми органами и внебюджетными Фондами.
Решение: По максимуму автоматизируйте процесс учета. Набивая платежки в ручную вероятность ошибки сильно возрастает. Используйте системы Интернет или клиент – банк с функциями сохранения шаблонов. Берите реквизиты с официальных сайтов государственных органов, поскольку на форумах и прочих тематических ресурсах могут быть устаревшие данные.

Ошибка №6. Выбор не подходящего банка
Казалось бы, все банки одинаковые – главное чтобы поближе к офису, и перечисляли во время. Но не тут то было. Важно подобрать такой банк, который подходит именно Вашей специфике бизнеса. Часто расчетный счет в банке идет пакетом к услуге при регистрации и тут уж не до выбора. Легко может оказаться так, что у выбранного банка очень плохо налажена система работы с наличностью, а в Вашей деятельности без этого просто некуда.
Рекомендация: Возьмите из рейтинга 5 лучших банков вашего города и сравните их тарифы. А именно: сколько берут за месячное обслуживание, наличие интернет банка, ставки на работу с наличными, причем как на взнос, так и на вывод, наличие филиальной сети, условий кредитования и дополнительных услуг.

Ошибка №7. Несоблюдение сроков уведомления об открытии банковского счета
Многие просто не знают либо забывают, что при открытии любого счета в банке нужно соответствующим образом и в установленный срок уведомить Налоговую инспекцию, а с 2010 года еще и внебюджетные фонды.
Решение: Внимательно отнеситесь к данной процедуре. Если в компании за это отвечает определенный человек или служба не поленитесь проверить своевременное исполнение либо сделайте это сами, если у Вас пока нет наемных сотрудников.

Ошибка №8. Пренебрежение кассовой дисциплиной
Несомненно, один из самых больных вопросов для малого бизнеса и всех кто связан с наличными расчетами.
Рекомендация: К сожалению, здесь трудно посоветовать что то конкретное, поскольку вопрос очень специфичен для каждой ситуации. Пожалуй, это является тем редким случаем, когда все же имеет смысл обратиться к помощи профессионалов, поскольку суммы штрафов могут быть значительными.
Постарайтесь максимально устраниться от приема платежей в наличной форме. Наличие таких операций значительно повышает шансы налоговой проверки организации и Предпринимателей. Продумайте альтернативные способы - платежные терминалы, агентские схемы, кассы других компаний - партнеров и пр.

Ошибка №9. Работа по устаревшим правилам и законам
Даже если у руководителя или исполнителя много свободного времени, почему-то они считают, что не стоит его тратить на периодический просмотр новостей касаемо изменений в законодательстве. Однако, изменения могут касаться не только узкоспециализированных вопросов, но и влиять на стратегические планы бизнеса. Например, изменения льготных налоговых ставок, порядка лицензирования, ужесточения условий выдачи различных разрешений и т.п.
Рекомендация: Помимо традиционных способов: просмотра периодических журналов, чтения прессы и посещения специализированных семинаров и конференций, очень удобно пользоваться тематическими рассылками. Подпишитесь в любой крупной справочно-правовой системе на ежедневную рассылку и будете всегда в курсе последних изменений. Причем на это будет у вас уходит не более 10-15 минут в день.

Ошибка №10. Жизнь сегодняшним днем
Данная ошибка может показаться несколько абстрактной. Однако, отсутствие плана, целей и задач компаний на перспективу уже очень скоро может обернуться против Вашего бизнеса. Например, отсутствие аналитического учета операций таких как: динамика выручки, затрат, дебиторской и кредиторской задолженности может очень пригодиться как для принятия своевременных решений руководством, так и в будущем когда компания обратиться за финансовой помощью в банк или к государству за поддержкой в реализации того или иного проекта.
Рекомендация: Обязательно ведите внутренний учет финансово – хозяйственной деятельности, используя даже самые базовые показатели. Если количество операций у компании большое, то очень поможет внедрение системы бюджетирования и финансового планирования. Для этого в самом упрощенном варианте может подойти даже программа excel. Поверьте в дальнейшем вы сами себе скажите спасибо!
Заключение
Конечно, список ошибок далеко не является исчерпывающим, но выполнение хотя бы этих десяти пунктов позволит вам почувствовать себя гораздо увереннее и вплотную заняться вопросами развития Вашей компании, а не постоянным латанием дыр по текущей деятельности.

Успехов!

Андрей Тараканов – Керенский
[...]