Бумажно-электронный документооборот

Здравствуйте!
По сложившейся практике согласно установленным правилам все организационно-распорядительные документы от создания до согласования участниками б/процесса проходят электронный путь посредством почты Outlook: направляю - прошу согласовать- согласовано - на утверждение. Далее по правилам нужно получить электронное утверждение высшего руководства, распечатать документ, подпись у руководства, отослать электронно утвержденный документ со всеми визами исполнителям, а затем на распечатанном документе получить роспись ознакомления исполнителей. Иногда это более 200 человек, если документ касается всех. Процедура заатягивается надолго...Далее на ресурсе утвержденный документ сохранается в электронном виде, а в папку подшивается подписанный.
Общедоступное электронно хранение документа хорошо для пользователя, а бумажное помогает идентифицировать достоверность.
Уважаемые специалисты, подскажите, пожалуйста, как можно рационализировать эту систему двойного ДО? Предложение сохранять утвержденные отправленные на исполнение регламенты в виде сообщений Outlook (где виден документ, согласования и утверждения) - это было бы правильно? тогда можно ли не архивировать документы в бумажном формате?

Для этого есть системы электронного документооборота.
Все давно уже придумали.
В системе сохраняются сканы документов.
Параллельно ведется бумажный архив.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

Добрый день!
Если в отношении вашей отрасли не разработаны типовые инструкции по делопроизводству (например, как для судебных структур или таможенных органов), и речь идет о коммерческой организации, компания вольна сама устанавливать для себя правила делопроизводства.

Если говорить о согласовании документов, то я бы рекомендовала вам составить универсальный лист согласования для вашей компании в электронном виде. При этом в инструкции по делопроизводству (или просто в приказе) написать, что согласование документа в этом листе приравнивается к "живому" согласованию. Когда проект документа соберет все электронные согласования, лист распечатывается и вместе с проектом отдается на подпись руководству.

То же и с листом ознакомления - можно сделать его электронным. Только обязательно прописать где-нибудь это, и всех с этим приказом или инструкцией ознакомить. И будьте внимательны: есть документы,ознакомление работников с которыми должно происходить исключительно "вживую". Например, приказы или положения, касающиеся оплаты их труда.

Ну или внедрить на предприятии систему электронного документооборота Только это не избавит вас от ведения бумажного архива.

[...]
Очень хорошая система управления проектами.
Не знаю по цене и обслуживанию, но, уверен, подойдет под Ваши требования.

Helper

Что вполне знакомая ситуация. Более того документооборот половины госучреждений точно по такой схеме и работает.

Все просто внедрите у себя на предприятии СЭД [...]. Отличительные особенности данного документооборота состоят в том что поддерживается полный жизненный цикл документа как электронного так и бумажного, плюс ко всему интеграция с популярными офисными программами и периферийными устройствами облегчают жизнь делопроизводителя.
Более подробно о функциональных возможностях СЭД FossDoc вы может прочесть на [...].
Теперь разрешите подробно расписать как решить вашу проблему при помощи СЭД FossDoc.

Данная презентация покажет как можно решить вашу проблему. [...].
Вы можете [...] (ограничение по количеству пользователей) и попробовать ее возможности для организации документооборота внутри организации.
Также на сайте доступны [...]и [...] по настройке и работы с системой.
Техподдержка бесплатных версий системы осуществляется на [...].
Рассчитать стоимость вашего решения можно на [...].

Этот вопрос легко реализован в рамках систему ELMA
Помимо всего прочего там имеются управление процессами, проектами CRM
Есть бесплатные версии, все реализовано через web
Рекомендую попробовать онлайн ELMA

Господа, ключевое слово ТС - Outlook, забыли кто его производитель? Если Вы используете продукт Майкрософт, то проще всего будет использовать их же компоненты. Гляньте - [...]. У них кстати есть цифровая подпись для вашего случая. Но при этом нужно учитывать что "допиливать" под себя скорее всего все равно придется.

Если так говорить то все кто использует в работе ОС Windows обязаны использовать их же продукты, в частности SharePoint. Однако вы не правы. Это называется намеренное заблуждение покупателя, с целью получения выгоды.

Вы говорите по Microsoft Crypto API? Если да то эта цифровая подпись не имеет сертификата поэтому не может использоваться как юридически значимая подпись.

В случае использования SharePoint придется не только допиливать решение, как вы говорите, но и покупать платформу и нормальное железо, для этого решения, т.к. SharePoint Server или Windows Server 2008R2 стоят довольно больших денег, да и требования к железу у них довольно серьезные. Но это только полдела, на самом деле то что вы предлагаете заказчику самому допиливать готовое решение, на самом деле нечто иное как продажа покупателю ненужных услуг, которые в идеале бы ему совсем ненужны были бы.

Как альтернатива всем подобным решениям использовать готовые коробочные решения, которые поддерживают конструкторы для создания собственных решений самим заказчиком и готовых работать на клиентских ОС без необходимости установки дополнительного платного софта, среди таких систем и СЭД FossDoc. Которая кроме того что может интегрироваться с Microsoft Outlook имеет также своего клиента для работы в системе и отправки почтовой корреспонденции.

Ну как правило Windows Server 2008 в организациях уже стоит - все равно под 1С ставят SQL Server. Да и нередко в наше время оборудование находится в дата-центре. Ну а если дело с оборудованием обстоит печальнее то можно поставить "Дело".

Мы поставили все таки "Дело", сейчас разбираюсь как раз с ним. Компьютеры в организации не меняли. Программ вроде тоже не докупали никаких.