AUP.Ru > Новости   Электронная библиотека   Маркетинговые исследования   Консалтинговые услуги   Тендеры

Часовой пояс: UTC + 3 часа [ Летнее время ]




Начать новую тему Ответить на тему  
Автор Сообщение
Helper
  Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 01.07.11 15:29 

Зарегистрирован: 29.06.11 12:42
Сообщения: 2
Сфера деятельности: secretariat
Здравствуйте!
По сложившейся практике согласно установленным правилам все организационно-распорядительные документы от создания до согласования участниками б/процесса проходят электронный путь посредством почты Outlook: направляю - прошу согласовать- согласовано - на утверждение. Далее по правилам нужно получить электронное утверждение высшего руководства, распечатать документ, подпись у руководства, отослать электронно утвержденный документ со всеми визами исполнителям, а затем на распечатанном документе получить роспись ознакомления исполнителей. Иногда это более 200 человек, если документ касается всех. Процедура заатягивается надолго...Далее на ресурсе утвержденный документ сохранается в электронном виде, а в папку подшивается подписанный.
Общедоступное электронно хранение документа хорошо для пользователя, а бумажное помогает идентифицировать достоверность.
Уважаемые специалисты, подскажите, пожалуйста, как можно рационализировать эту систему двойного ДО? Предложение сохранять утвержденные отправленные на исполнение регламенты в виде сообщений Outlook (где виден документ, согласования и утверждения) - это было бы правильно? тогда можно ли не архивировать документы в бумажном формате?
Вернуться к началу
 
 
Czyan
  Re: Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 01.07.11 15:39 
Ведущий консультант
Аватара пользователя

Зарегистрирован: 12.07.04 19:19
Сообщения: 11506
Откуда: Планета Россия
Сфера деятельности: Производство
Для этого есть системы электронного документооборота.
Все давно уже придумали.
В системе сохраняются сканы документов.
Параллельно ведется бумажный архив.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!
* * *
Czyan.org: Блог о бизнесе
Вернуться к началу
 
 
Евгения Кожанова
  Re: Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 07.07.11 12:21 

Зарегистрирован: 07.07.11 11:30
Сообщения: 1
Сфера деятельности: делопроизводство, документооборот, управление персоналом
Добрый день!
Если в отношении вашей отрасли не разработаны типовые инструкции по делопроизводству (например, как для судебных структур или таможенных органов), и речь идет о коммерческой организации, компания вольна сама устанавливать для себя правила делопроизводства.

Если говорить о согласовании документов, то я бы рекомендовала вам составить универсальный лист согласования для вашей компании в электронном виде. При этом в инструкции по делопроизводству (или просто в приказе) написать, что согласование документа в этом листе приравнивается к "живому" согласованию. Когда проект документа соберет все электронные согласования, лист распечатывается и вместе с проектом отдается на подпись руководству.

То же и с листом ознакомления - можно сделать его электронным. Только обязательно прописать где-нибудь это, и всех с этим приказом или инструкцией ознакомить. И будьте внимательны: есть документы,ознакомление работников с которыми должно происходить исключительно "вживую". Например, приказы или положения, касающиеся оплаты их труда.

Ну или внедрить на предприятии систему электронного документооборота :-) Только это не избавит вас от ведения бумажного архива.
Вернуться к началу
 
 
yanemet
  Re: Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 11.07.11 15:23 
Аватара пользователя

Зарегистрирован: 04.07.11 15:47
Сообщения: 10
Откуда: Санкт-Петербург
Сфера деятельности: ЧП
http://www.sap.com/cis/index.epx
Очень хорошая система управления проектами.
Не знаю по цене и обслуживанию, но, уверен, подойдет под Ваши требования.
Вернуться к началу
 
 
ВасВлад
  Re: Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 25.07.11 15:59 

Зарегистрирован: 25.07.11 15:39
Сообщения: 23
Сфера деятельности: ИП
Документооборот – пожалуй самый рутинный, но при этом –ответственный элемент в работе. Сложно самому все выполнять, поэтому пользуюсь приходящим бухгалтером. Остальное стараемся вести равномерно среди сотрудников. Чтобы вести контроль за ходом рабочего процесса, да и с целью самообразования приходится пересматривать в Интернете много информации, новые законы, новости бизнеса, страхования, статейный материал и многое другое. Последнее время пользуюсь сайтом http://beprime.ru/ .
Современное издание и информация компактная. Мне нравится.
Вернуться к началу
 
 
FossWare
  Re: Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 12.08.11 16:40 

Зарегистрирован: 29.04.09 15:58
Сообщения: 19
Откуда: Компания ФОСС-Он-Лайн
Сфера деятельности: маркетинг
Helper
Цитата:
По сложившейся практике согласно установленным правилам все организационно-распорядительные документы от создания до согласования участниками б/процесса проходят электронный путь посредством почты Outlook: направляю - прошу согласовать- согласовано - на утверждение. Далее по правилам нужно получить электронное утверждение высшего руководства, распечатать документ, подпись у руководства, отослать электронно утвержденный документ со всеми визами исполнителям, а затем на распечатанном документе получить роспись ознакомления исполнителей. Иногда это более 200 человек, если документ касается всех. Процедура заатягивается надолго...Далее на ресурсе утвержденный документ сохранается в электронном виде, а в папку подшивается подписанный.

Что вполне знакомая ситуация. Более того документооборот половины госучреждений точно по такой схеме и работает.
Цитата:
Уважаемые специалисты, подскажите, пожалуйста, как можно рационализировать эту систему двойного ДО? Предложение сохранять утвержденные отправленные на исполнение регламенты в виде сообщений Outlook (где виден документ, согласования и утверждения) - это было бы правильно? тогда можно ли не архивировать документы в бумажном формате?

Все просто внедрите у себя на предприятии СЭД FossDoc. Отличительные особенности данного документооборота состоят в том что поддерживается полный жизненный цикл документа как электронного так и бумажного, плюс ко всему интеграция с популярными офисными программами и периферийными устройствами облегчают жизнь делопроизводителя.
Более подробно о функциональных возможностях СЭД FossDoc вы может прочесть на официальном сайте.
Теперь разрешите подробно расписать как решить вашу проблему при помощи СЭД FossDoc.
Цитата:
По сложившейся практике согласно установленным правилам все организационно-распорядительные документы от создания до согласования участниками б/процесса проходят электронный путь посредством почты Outlook: направляю - прошу согласовать- согласовано - на утверждение. Далее по правилам нужно получить электронное утверждение высшего руководства, распечатать документ, подпись у руководства, отослать электронно утвержденный документ со всеми визами исполнителям, а затем на распечатанном документе получить роспись ознакомления исполнителей.

Данная презентация покажет как можно решить вашу проблему. Работа с документами.
Вы можете скачать бесплатную версию (ограничение по количеству пользователей) и попробовать ее возможности для организации документооборота внутри организации.
Также на сайте доступны учебникии руководства по настройке и работы с системой.
Техподдержка бесплатных версий системы осуществляется на тематическом форуме.
Рассчитать стоимость вашего решения можно на интерактивном калькуляторе.
Вернуться к началу
 
 
gre
  Re: Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 27.12.11 18:04 

Зарегистрирован: 14.02.11 11:51
Сообщения: 10
Сфера деятельности: пылесос
Helper писал(а):
....!
Далее по правилам нужно получить электронное утверждение высшего руководства, распечатать документ, подпись у руководства, отослать электронно утвержденный документ со всеми визами исполнителям, а затем на распечатанном документе получить роспись ознакомления исполнителей. Иногда это более 200 человек, если документ касается всех. Процедура заатягивается надолго...Далее на ресурсе утвержденный документ ....

Этот вопрос легко реализован в рамках систему ELMA
Помимо всего прочего там имеются управление процессами, проектами CRM
Есть бесплатные версии, все реализовано через web
Рекомендую попробовать онлайн ELMA
Вернуться к началу
 
 
MaksimSagalin
  Re: Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 27.12.11 22:40 

Зарегистрирован: 20.12.11 09:40
Сообщения: 6
Сфера деятельности: it
Господа, ключевое слово ТС - Outlook, забыли кто его производитель? Если Вы используете продукт Майкрософт, то проще всего будет использовать их же компоненты. Гляньте - http://www.eos.ru/eos_products/EOS_for_SharePoint/. У них кстати есть цифровая подпись для вашего случая. Но при этом нужно учитывать что "допиливать" под себя скорее всего все равно придется.
Вернуться к началу
 
 
FossWare
  Re: Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 30.12.11 13:18 

Зарегистрирован: 29.04.09 15:58
Сообщения: 19
Откуда: Компания ФОСС-Он-Лайн
Сфера деятельности: маркетинг
Цитата:
ключевое слово ТС - Outlook, забыли кто его производитель? Если Вы используете продукт Майкрософт

Если так говорить то все кто использует в работе ОС Windows обязаны использовать их же продукты, в частности SharePoint. Однако вы не правы. Это называется намеренное заблуждение покупателя, с целью получения выгоды.
Цитата:
У них кстати есть цифровая подпись для вашего случая.

Вы говорите по Microsoft Crypto API? Если да то эта цифровая подпись не имеет сертификата поэтому не может использоваться как юридически значимая подпись.
Цитата:
Но при этом нужно учитывать что "допиливать" под себя скорее всего все равно придется.

В случае использования SharePoint придется не только допиливать решение, как вы говорите, но и покупать платформу и нормальное железо, для этого решения, т.к. SharePoint Server или Windows Server 2008R2 стоят довольно больших денег, да и требования к железу у них довольно серьезные. Но это только полдела, на самом деле то что вы предлагаете заказчику самому допиливать готовое решение, на самом деле нечто иное как продажа покупателю ненужных услуг, которые в идеале бы ему совсем ненужны были бы.

Как альтернатива всем подобным решениям использовать готовые коробочные решения, которые поддерживают конструкторы для создания собственных решений самим заказчиком и готовых работать на клиентских ОС без необходимости установки дополнительного платного софта, среди таких систем и СЭД FossDoc. Которая кроме того что может интегрироваться с Microsoft Outlook имеет также своего клиента для работы в системе и отправки почтовой корреспонденции.
Вернуться к началу
 
 
MaksimSagalin
  Re: Бумажно-электронный документооборот
СообщениеДобавлено: 13.01.12 11:14 

Зарегистрирован: 20.12.11 09:40
Сообщения: 6
Сфера деятельности: it
Ну как правило Windows Server 2008 в организациях уже стоит - все равно под 1С ставят SQL Server. Да и нередко в наше время оборудование находится в дата-центре. Ну а если дело с оборудованием обстоит печальнее то можно поставить "Дело".
Вернуться к началу
 
 
Показать сообщения за:  Поле сортировки  
Начать новую тему Ответить на тему  

Часовой пояс: UTC + 3 часа [ Летнее время ]


Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 3


Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения
Вы не можете добавлять вложения

Найти:



Powered by phpBB © 2001, 2007 phpBB Group
© АУП-Консалтинг, 2002 - 2017