Должностная инструкция и формулировка должности

Появилось предложение ввести новую структурную единицу, но как правильно ее назвать и как правильно составить должностную инструкцию? В данный момент в Отделе делопроизводства три делопроизводителя и начальник отдела. Делопроизводители: один на входящей документации, второй на исходящей. Дополнительно к тому в обязанности входит регистрация и контроль исполнения приказов и т.п., нотариальное заверение документов и т.п. Как оформить так сказать промежуточное звено? Третий сотрудник делает все то, что по сути делают все, в том числе и начальник. Это что-то типа заместителя начальника, но не думаю, что такую формулировку должности согласуют. Как быть? Какие бываю варианты или направьте, где можно разобратьсяя в этом вопросе. Заранее благодарю.