Протоколирование работы сотрудников службы персонала

Наше всем с кисточкой!

Собственно скорее тем, кто руководит отделами персонала... Ну и остальным тоже... Полезно... поучаствовать в беседе.

Философия вопроса проста: нельзя вернуться к тому, о чем сказано, но не записано.
Отсюда вывод: Если работа сотрудников не протоколируется - к ней нельзя вернуться. А значит, нельзя оценить. Следуетельно нужны учетные формы, чек-листы, контрольные карты etc. Главное в этом вопросе не перегнуть палку, завалив сотрудников горой отчетов.

Прошу высказаться по сути вопроса. А также просил бы поделиться формами учета, буде таковые имеются. Сам-то я шкрябаю. Но вдруг кто-то уже проделал эту часть работы. В свою очередь обещаю выставить свои опусы на всеобщее оборзение и растерзание в надежде на резкое улучшение их качества.

За сим низкий поклон всем боярам и боярыням, высказавшимся по сути челобитной.
Атас!

_________________
З Вами бу Ваш Геній!

Экая стремная тема!
Просмотров много, а ответов - ни одного ...
Интересно, с чем это связано? Так страшно увидеть, чем на самом деле занимается отдел и мы сами?

_________________
Людей мучают не вещи, а представления о них

Никто старлею не пишет... Мабуть, званием не вышел...

Смекаю я, что править легче, чем верстать.

Тады делюсь. Вот что в результате верстки получилось.

Есть схема: миссия - цели - задачи - функции - процессы - процедуры.
Сел я и с формулировал для себя 1 миссию, 2 цели, 4 задачи, 16 функций, 48 процедур. Это полный объем того, что должен делать РК. По крайней мере, в нашем курятнике.
Затем в каждой процедуре выписываю 4 элемента:
- субъект (кто делает);
- действие (что, где и когда делает);
- результат (зачем делаем);
- контроль (почему делает).
Таким образом, система действий РК составляет 172 элемента.
Потом подумал и решил добавить еще один элемент - себестоимость процедуры (за чей счет и с чьей помощью делает).
Всиго - 220 пунктов.

Нарисовал все в визио. Симпатичненько вышло. Затвердил как модель у шефа.

Теперь расписываю поэлементно (60 штюк) задачу подбора персонала.

Потом подумал: оббана! а как же это все теперь втыкать, колбасить и т.д.?

Просто решил. Под каждое действие технологическую карту составляем. В ней все расписано подробно, что и как делать. К карте - чек-лист. В нем сотрудник отмечает чего и как он сделал конкретного. Например, работа с резюме. Есть пункты. Он ставит там отметочки. Тогда его можно контролировать.

Потом проанализировал типичные операции и свел их в недельный регламент работы отдела.
Операционально деятельность сотрудников оформляется так. Каждая вакансия - проект. Сотрудник готовит план закрытия вакансии. Потом эти планы сопоставляются и генерируется план работы отдела с необходимой дискретностью.
Отже, я каждый момент времени знаю что, где, когда, зачем, почему, как, за счет чего и с чьей помощью делают мои люди.

Терзайте... В смiсле, правьте. Чем больше, тем лучше.

_________________
З Вами бу Ваш Геній!

Есл на планирование работы желательно отводить не более 10% времени, то сколько же на протоколирование? Мне кажется не более 5%. Вы пробовали фиксировать сколько времени на это уходит? В каком виде эта система существует сегодня, спустя некоторое время?

_________________
Лучшее средство от всего... - юмор:)

А сопсно для чего все это...? или Вы считаете что Ваши сотрудники выполняют мало работы...???? Если так то они предоставят Вам полный отчет, а если нет то .... само сабой понятно!
Возникает вопрос на каких основаниях Вы обязуете работников делать этот отчет, ради чего, цель.?!?!? как Вы им это объесните, с одной стороны - аттестация, только чего, на кой, и кого.....

_________________
Снег не падает.

Геній, какое счастье , что я не Ваш сотрудник. Увидела бы эти
Всиго - 220 пунктов. -сбежала бы. Скажите, Вы ведь не всех пытаетесь "посчитать". И потом, я вот уверена, что (извините за нескромность) то что могу сотворить я- трудно повторить. И что тогда:Вы всех заставите как я или мне предложите как все?

Наше всем с кисточкой!

К сожалению, не получается бывать здесь так часто, как хотелось бы.

На самом деле всего гораздо проще, чем кажется на первый взгляд. Да, полная система состоит из 220 пунктов. Но сотрудник работает только с 8 списками. В каждом из них он выбирает 1 значение. Все. А если реализовать это все в БД, то затраты времени на протоколирование просто смешные - даже 0,5% не дотягивают.

Если информация (неважно какая) попала к сотруднику, то он должен принять решение о ее важности для организации. Если она важна - ее надо встроить в общее информационное пространство. В противном случае она должна быть выброшена, что не засорять всякой фигней это самое ИП. Такое встраивание происходит за счет или путем установления связей новой информации с уже имеющейся. Это значит, что новая информация должна быть соответствующим образом обработана. Протоколирование и есть процедура такой обработки.

Кстати, потом система вывела на несколько фундаментальных моментов.

Вот задумайтесь над собой, что Вы собираете о человеке: знания, данные, информацию, события, факты, явления? Вопрос не простой и не праздный, как может показаться на первый взгляд. Отсюда и выход на проблему протоколирования.

Кстати, после внедрения системы мне стало не интересно и я свалил. Так теперь руководство просит вернуться и сделать такую систему для фирмы в целом. Вот никак в бюджете не сойдемся.

ЗЫ Подсказка. Все современные управленческие системы основаны на принципах бухгалтерии. Отсюда разница в объектах - менеджер и управленческая система работают с разными объектами.

А сотрудники отдела подбора до сих пор вспоминают. Ведь система позволила объективировать процесы по сути своей субъективные.

_________________
З Вами бу Ваш Геній!

Весь вопрос в том, что мы протоколируем, зачем, как анализируем и как используем полученные аналитические данные.
В подавляющем большинстве случаем создается мутная анкета, носящая чисто формальный характер для того, чтобы типа начальство было в курсе действий своих сотрудников. Ну а поскольку эти отчеты дай Бог если просто просматриваются, то при таком формальном отношении все торпедируется при первой же возможности. На другом полюсе сидят засушенно-заинструктированные сотрудники, которые занимаются тем, что пишут отчеты о проделанной работе. При чем согласно закону Паркинсона 20% времени тратится на работу, а 80% - на отчеты. В общем-то... не мешайте машине работать- если есть результаты (для сотр-ов, ориентированный на результат), в принципе достаточно раз-в-недельного отчета. Для процессных сотр-ов - тем паче. А то и раз в 2 недели-месяц. Ну и разумно должно все быть...
8 списков... 220 вопросов... Да это удавиться и нежить...
Мало создать хорошую систему- нужно, чтобы с ней удобно, приятно и для всех звеньев полезно было работать.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

Такое впечатление, что я беспросветно туп.

Какие списки, какие анкеты, какие отчеты, какие вопросы???

Никто не пишет никаких отчетов. И не заполняет никаких анкет. И не отвечает на вопросы. Я ж не об отчетности и об анкетах глаголю, а о протоколировании...

Все, что сотрудники могут делать представлено описано в системе базовых понятий. Есть программка, которая позволяет фиксировать действия сотрудников. При этом сотрудник не описывает, что он делал. Он присваивает своему действию 8 атрибутов. Каждій атрибут реализован в виде списка. Все сводится к выбору одного значения из макимум 16. Плюс при желании, подчеркиваю, при желании он может от себя добавить чего-то, что раскрывает особенности и специфику действия. Все. Никаких анкет и отчетов никто не пишет.

А дальше в конце отчетного периода по команде машина генерирует отчет сама. Сотрудник его может поправить. После чего ставит электронную подпись и отправляет шефу. Машина сама регистрирует отчет и заносит его в базу.

Поскольку все отчеты выполнены в единой системе координат, то они сопоставимы, а значит, могут объективно служить основанием для объективной оценки сотрудника.

И теперь у начальника истинный простор для анализа: и временные затраты, и структура деятельности, и индивидуальные стили, и эффективность. Вот теперь он может наконец приступить и к чисто менеджерским функциям. Тут и поНОТиться можно. И решения может принимать не на основе того, что он увидел и услышал, а на основе объективных фактов.

Таким образом, протоколирование встроено в сам процесс работы и занимает мене полпроцента рабочего времени. Так что замена отчетности протоколированием сэкономила приличный кусок времени.

_________________
З Вами бу Ваш Геній!