Как выбрать и поставить на учет онлайн-кассу: пошаговый разбор

Как выбрать и поставить на учет онлайн-кассу: пошаговый разбор

Читайте обо всех этапах внедрения новой кассы: от выбора модели до фискализации, на примере внедрения касс в ГК «ГЭНДАЛЬФ».

СПРАВКА
15 июля 2016 г. вступил в силу Федеральный закон от 03.07.2016 №290-ФЗ, который внес изменения в порядок применения контрольно-кассовой техники, установленный Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Согласно этим изменениям, с 1 июля 2017 г. большинство организаций и ИП, которые сейчас применяют кассовую технику, обязаны будут начать применять онлайн-кассы. При этом уже с 1 февраля 2017 г. налоговые инспекции перестанут регистрировать кассы, не отвечающие новым требованиям, и ЭКЛЗ (электронную контрольную ленту защищенную) обновить будет нельзя.


ГК «ГЭНДАЛЬФ» не стала исключением из ряда компаний, которые обязаны применять онлайн-кассы. Закон о новых кассах вышел в июле, а уже в сентябре в нашей компании была разработана стратегия по обновлению кассовой техники. Делимся опытом в подробном разборе всех этапов внедрения новой кассы в организацию.

Установить онлайн-кассы заранее решили по трем причинам:

Во-первых, опыт показал, что внедрять новые технологии лучше в добровольный период. Тестирование оборудования, обучение новому порядку работы, настройки систем учета занимают время. Более того, в этот период легче сотрудничать с поставщиками: еще нет очередей на нужные модели.

Во-вторых, у некоторых касс срок замены ЭКЛЗ истекал в ноябре и декабре. Покупать новые ЭКЛЗ не имело смысла: после 1 июля их все равно нельзя будет использовать.

В-третьих, в ГК «ГЭНДАЛЬФ» был открыт бесплатный консультационный центр по применению кассовой техники. Отвечая на вопросы, мы опирались на тщательный разбор законодательства, опыт внедрения кассового ПО, а также на информацию о параметрах новых моделей от партнеров-поставщиков оборудования. Но лучшим подспорьем все равно стал собственный опыт внедрения онлайн-касс.


Модернизировать кассу или менять полностью

Переход на онлайн-кассы был условно разделен на 3 этапа.

1 этап. Модернизация имеющихся моделей.
2 этап. Закупка необходимого оборудования (в том случае, если модернизация невозможна).
3 этап. Внедрение онлайн-касс: постановка на учет онлайн-касс и снятие с учета старой кассовой техники.

На первом этапе проанализировали модели, которые уже использовали в разных подразделениях компании. Нужно было проверить, входят ли они в реестр оборудования для модернизации, т.е. можно ли добавить в эти кассовые аппараты фискальный накопитель. Выяснили следующее:

• «Меркурий 115К», производитель «Инкотекс» – модернизируется, но работать с ней можно будет только до 2021 года.
• «Элвес-МикроК» (версия 1), производитель «Штрих-М» – модернизируется, но работать с ней можно будет только до 2021 года.
• «ЭКР 2102К», производитель «Счетмаш» – модернизируется, но при этом не подключается к «1С» и не отвечает всем требованиям Федерального закона № 54-ФЗ, так как не дает возможности прописать название продукции в чеке.

Соответственно, было принято решение кассы менять полностью.

Как выбрать модель онлайн-кассы

Начать замену кассы решили с Учебного центра ГК «ГЭНДАЛЬФ», поэтому при выборе модели ориентировались на особенности этого подразделения: продажа услуг и как следствие низкая проходимость.

Выбирали из двух моделей: АТОЛ 30Ф и Viki Print 57Ф.

АТОЛ 30Ф:
Рекомендуемая нагрузка по количеству чеков в день: до 10
Автоотрез: нет
Ширина чека, мм: 58
Скорость печати, мм в секунду: 50

Viki Print 57Ф:
Рекомендуемая нагрузка по количеству чеков в день: до 20
Автоотрез: нет
Ширина чека, мм: 57
Скорость печати, мм в секунду: 100

Нагрузка была достаточной для обеих моделей, а автоотрез и высокая скорость печати при невысокой проходимости не так важны. Решающим фактором стало наличие модели на складе: на тот момент Viki Print 57Ф можно было получить в свое распоряжение в течение нескольких дней после заказа. Поэтому сделали выбор в пользу этой модели.

На этом этапе обратили внимание еще на один фактор: порт подключения кассы. У некоторых моделей есть только COM-порт для подключения, входной разъем для которого встроен не во все компьютеры. Выигрывают модели, у которых есть возможность подключения через USB и USB-шнур в комплекте. Поэтому при покупке заранее планируйте, каким образом будет подключена касса.

Установка онлайн-касс и регистрация касс в ФНС и ОФД

Так как мы устанавливали кассу в период добровольного подключения, отнести ее в ФНС и попросить ее зарегистрировать не было возможности. Такая возможность появится с 1 февраля – для этого нужно будет подать в налоговую бумажное заявление. Впрочем, самостоятельно пройти регистрацию несложно: и со стороны ФНС, и со стороны операторов фискальных данных (ОФД) процесс вполне отлажен.

В первую очередь, для регистрации кассы нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) на имя руководителя организации. Подойдет и ранее полученная подпись (например, с сервисом «1С-Отчетность»). Если подписи нет, её можно быстро оформить в нашей компании. Стоимость КЭП – 600 руб.

Начать процедуру регистрации стоит с заключения договора с оператором фискальных данных. Список для выбора организаций с этим статусом не велик и размещен на сайте ФНС РФ:

• АО «Энергетические системы и коммуникации» («Первый ОФД»)
• ООО «Такском»
• ОО «Эвотор ОФД»
• ООО «Ярус»
• ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии»

Обратите внимание, что подключить и взаимодействовать с ОФД проще с помощью сервиса «1С-ОФД». Тогда за подключение будут отвечать квалифицированные партнеры 1С – Центры компетенции по 54-ФЗ (у ГК «ГЭНДАЛЬФ» есть этот статус). Сервис «1С-ОФД» включен в стоимость официального договора, заключаемого между клиентом и ОФД, и не увеличивает эту стоимость.

Мы остановились на «Первом ОФД» для тестового периода, однако для касс разных подразделений планируем заключить договоры с другими операторами и проанализировать условия работы с разными операторами. Пока что обоснованный выбор сделать сложно.

Далее, используя электронную подпись, заходим в личный кабинет на сайте ФНС [...] и проводим процедуру фискализации кассы. Для этого заполняем заявление о регистрации, где указываем данные о налогоплательщике и кассовой технике, а также договор с оператором фискальных данных.

Мы регистрировали кассу под надзором юридической службы, чтобы заранее снять возможные вопросы, но сложностей не встретили. Единственное – нужны точные юридические определения того, чем занимается организация, используется ли терминал в автономном режиме или, например, при оплате услуг, но обычно данной информацией владеет и бухгалтер.

Налоговая служба рассмотрит заявку и предоставит регистрационный номер кассовой техники. Этот номер необходимо самостоятельно внести в кассу, используя инструкцию производителя. Если все сделано правильно, касса напечатает отчет о регистрации, данные которого – дату, время, номера – нужно будет перенести в заявление. На этом процедура фискализации будет завершена, теперь касса стоит на учете в налоговой.

Как мы обнаружили, при неправильных настройках кассы данные могут не доходить до ОФД. В нашем случае ОФД не принял данные и отправил ошибку, а кассовый аппарат ошибку не показал, в результате чего данные «зависли». Исправить ошибку помогла техподдержка оператора фискальных данных.

В целом, регистрация кассы (при наличии КЭП) займет не больше 1 дня.

Работа с учетной программой

Далее заканчиваем подключение кассы к ОФД – вносим деньги и активируем в личном кабинете. Затем настраиваем взаимодействие кассы с системой учета. В конфигурациях «1С:Предприятие 8» уже включены функции работы с онлайн-кассами в соответствии с поправками в законодательство. Например, «1С:Розница 8» в редакции 2.2 поддерживает следующие функции:

• обязательные реквизиты чека: система налогообложения организации, кассир, реквизиты платежного агента;
• отправка электронного чека покупателю по SMS и email;
• регистрация, перерегистрация и закрытие фискального накопителя;
• получение из кассы состояния очереди чеков, не переданных в ОФД, для мониторинга состояния касс предприятия.

Возможно, работе с новой кассой потребуется обучить кассиров – это еще одна причина, по которой установкой касс стоит заняться заранее. Новшеств достаточно: например, отчет о каждой смене можно будет посмотреть в личном кабинете ОФД,
Тем не менее, онлайн-кассы могут работать и с другими учетными системами – но в первую очередь ориентируйтесь на их возможность проводить операции согласно новому законодательству.

Касса подключена и готова к работе. Надо принять во внимание, что при замене или модернизации старые кассовые аппараты надо будет снять с учета налоговой. При этом рекомендуем составить график для каждого кассового аппарата с учетом срока действия ЭКЛЗ: когда их необходимо снять с учета, а когда – поставить.

Что делать, если ситуация нестандартная, или остались вопросы по установке касс и по настройке учетной системы для работы с ними?

Обращаться в Центры компетенции по 54-ФЗ в своем городе. Также в компании «ГЭНДАЛЬФ» открыта бесплатная консультационная линия по вопросам перехода на онлайн-кассы: можно оставить заявку на обратный звонок консультанта на нашем сайте (gendalf.ru/store/kkt/) или обратиться по телефону (863) 300-10-11.