Заключаете обычный договор - модификация договора поставки.
В нем прописываете взаимные обязательства, сроки, качество, оплату, доп. условия, форс-мажор.
Обычно консалтеры работают по схеме 60/40 или 70/30.
Т.е. 60 % предоплата, остаток по выполнении.
Лично я на меньшие условия просто не согласился бы.
В зависимости от условий проживание и питание на выезде идет за счет приглашенного или приглашающей фирмы.
Ну а оплата...
Можно безналом - если у приглашенного р/сч есть.
Можно налом - как обычно принято...