Как регистрация связана с формированием дел?

Пожалуйста, проконсультируйте.

Пытаюсь разобраться с формированием дел.
Ведется валовая регистрация всех входящих писем (единый регистрационный массив). Но после исполнения письма подшиваются в разные дела: «переписка с банками», «переписка с контролирующими гос.органами», «переписка с партнерами и контрагентами», есть и такие письма, которые подшиваются в реестры договоров.

Правильно ли то, что регистрационный массив у нас единый? Не следует ли завести в соответствии с формируемыми делами соответствующие журналы регистрации, чтобы внутри дел не было пропущенных номеров? Можно ли формировать дела таким образом, что часть номеров будет в деле отсутствовать и какие могут быть последствия?

Имхо, лучше

_________________
если мухе отрезать крылья, если ноги отрезать тоже, муха просто умрет со скуки, потому что лететь не сможет...

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре зафиксированы папки - переписка по финансовым вопросам, переписка по кадровым вопросам и т.д. Ничто Вам не запрещает делать валовую регитрацию на все входящие документы. Сделайте себе в регистрационной форме отметку (графу) - в какое дело помещен оригинал и указывайте наименование или индекс дела по номенклатуре. Каждое дело с перпиской по разным вопросам не должно и неможет иметь свой регистрационной журнал. А вот по видам документовя бы сделала разные регистрационные журналы. например, отделила бы договора от писем.

....ибо правильно так, как удобно и позволяет любому сотруднику, которому нужны документы (и у него есть на то допуск) быстро найти все необходимое в нужной полноте.
Так что делайте так, как удобно и очевидно для всех Ваших сотрудников, lyness.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!