AUP.Ru > Новости   Электронная библиотека   Маркетинговые исследования   Консалтинговые услуги   Тендеры

Часовой пояс: UTC + 3 часа [ Летнее время ]




Начать новую тему Ответить на тему  
Автор Сообщение
Людмила83
  Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 14.01.09 13:42 

Зарегистрирован: 14.01.09 13:37
Сообщения: 1
Уважаемые посетители Форума. Прошу Вас подсказать необходимость ведения журнала входящей и исходящей корреспонденции в организации. Нач. юр. отдела утверждает что законодательно нигде не прописано что в комерческих организациях существует необходимость ведения этих журналов.
Вернуться к началу
 
 
FossWare
  Re: Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 01.06.09 12:14 

Зарегистрирован: 29.04.09 15:58
Сообщения: 19
Откуда: Компания ФОСС-Он-Лайн
Сфера деятельности: маркетинг
Цитата:
Прошу Вас подсказать необходимость ведения журнала входящей и исходящей корреспонденции в организации.

Законодательно этого нет, но каждая организация которая хоть как то имеющая переписку (входящую исходящую корреспонденцию) предпочитает вести журналы сама, чтобы при надобности поднять тот или иной документ. Журналы можно вести разным способом, например:
1. Бумажный. 2 тетрадки разленееных по графам, в одну пишется входящая в другую исходящая корреспонденция. Преимущества - не нужно никаких вложений вообще. Недостатки - если писем (корреспонденции) более 20 шт. в месяц, то к концу года будет довольно тяжело найти документ который проходил в начале года.
2. Электронный ручной. Аналог бумажному. Только в качестве тетрадки либо документ Word либо Excel, также создается таблица входящей и исходящей корреспонденции. Преимущества - не требует больших вложений, прост в эксплуатации и содержании. Недостатки - необходимы начальные знания пользователя ПК, отсутствует резервирование данных (в случае сбоя ПК или ПО - данные могут потеряться), при количестве более 30 шт. в неделю - затруднен поиск документа.
3. Электронный автоматический. Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Есть разные типы СЭД, более подробно это описано здесь. И делятся на платные, бесплатные и ограниченно бесплатные:
1. К платным относятся такие системы как:
2. К ограниченно бесплатным относятся:
  • Directum (чистое решение (без схемы) - бесплатно)
  • "Бизнес - инженер" (описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры)
  • Fossdoc (для малого бизнеса (до 5 пользователей) - бесплатна)
3. Бесплатные системы. Все решения распространяющиеся по принципу Open Source. Таких на самом деле довольно много.

Так что вести или не вести журналы входяще/исходящей корреспонденции решать вам. Средств и способов решения вашего вопроса предостаточно.
Вернуться к началу
 
 
akme_06
  Re: Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 09.06.09 10:32 

Зарегистрирован: 09.06.09 09:24
Сообщения: 1
я веду в электронном виде. сама в екселе документ созадал. а так хочется чтоб СЭД внедрили
Вернуться к началу
 
 
FossWare
  Re: Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 09.07.09 13:03 

Зарегистрирован: 29.04.09 15:58
Сообщения: 19
Откуда: Компания ФОСС-Он-Лайн
Сфера деятельности: маркетинг
Цитата:
я веду в электронном виде. сама в екселе документ созадал. а так хочется чтоб СЭД внедрили

Вы можете сами внедрить СЭД. Если вам понравится, то руководство как правило, идет на внедрение СЭД если видит в этом хоть какой-то смысл.
Первое что вам нужно, это определится какие у организации потребности. Что вы хотите чтобы выполняла СЭД?
Второе уже под конкретно ваши задачи вы можете скачать решение. Сейчас проблем с демо-версиями нет. Другое дело политика ведущих разработчиков сводится к тому что работа демо-версии ограничивается временным интервалом. И только некоторые ограничивают количеством пользователей, к таким системам относится СЭД Fossdoc.
Отличие демо-версии от коммерческого продукта, только в том что в демо-версии может работать не более 5-6 пользователей. Скачать данную СЭД можно здесь.
Документация по использованию СЭД находится здесь.
На данный момент компания разработчик, программы СЭД Fossdoc, проводит акцию, "Fossdoc - как система электронного документооборота, для малого и среднего бизнеса". Что подразумевает под собой что любая компания которой достаточно 6 рабочих мест, может бесплатно скачать Fossdoc с сайта, и использовать в своем производственном цикле, поддержка данных версий будет осуществляться на форуме, как перестроить демо-версию под потребности компании лучше всего показано в учебнике "Адаптация демо-версии под рабочий цикл фирм малого и среднего бизнеса".
Также доступны различные учебники как самому установить и запустить СЭД, рассчитанные на обычного пользователя (с уровнем пользователя Microsoft Office).
Вернуться к началу
 
 
Stanislav Kim
  Re: Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 22.11.09 03:02 

Зарегистрирован: 18.11.09 19:27
Сообщения: 21
Откуда: Питер
Ух, как много контекстных ссылок в сообщении коллеги из ФоссВаре, аж в глазах рябит и как вас еще не забанили за такое количество саморекламы? Мне тут одну ссылочку в подпись не дали поставить, или вы денег кому дали?! Эй, Czyan, где вы? Тут нарушения нарушают :))))

Ладно, по теме. Я тут несколько раз побывал в богоугодном заведении под названием Росфиннадзор, точнее Территориальное управление Федеральной службы финансово-бюджетного надзора в г. Санкт-Петербурге, где мне на первом же заседании наглядно показали как полезно вести журнал входящей/исходящей корреспонденции, слава богу у нас он ведется не первый год. Если ваш директор еще там не был, крайне советую. После встречи с ними он с огромной радостью самостоятельно оформит данный журнал в бумажном, либо электронном виде.

_________________
Станислав Ким,
генеральный директор
ООО "АЛЕЕ СОФТВЕР"
Вернуться к началу
 
 
Czyan
  Re: Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 22.11.09 03:30 
Ведущий консультант
Аватара пользователя

Зарегистрирован: 12.07.04 19:19
Сообщения: 11506
Откуда: Планета Россия
Сфера деятельности: Производство
Stanislav Kim писал(а):
Мне тут одну ссылочку в подпись не дали поставить, или вы денег кому дали?! Эй, Czyan, где вы? Тут нарушения нарушают :))))

А в чем дело?
Может стоит Правила прочесть?
Контекстных ссылок действительно много, но они по теме.
Все равно ведь они практически ничего не дают для индексации.
Поисковики их практически не воспринимают.
Мы следим за тем, чтобы они были по делу.
Может и Вам тоже.... стоит начать заняться бизнесом, а не борьбой с мельницами?

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!
* * *
Czyan.org: Блог о бизнесе
Вернуться к началу
 
 
Czyan
  Re: Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 22.11.09 03:46 
Ведущий консультант
Аватара пользователя

Зарегистрирован: 12.07.04 19:19
Сообщения: 11506
Откуда: Планета Россия
Сфера деятельности: Производство
По поводу журнала входящей/исходящей корреспонденции.
Вести его стоит.

Данный журнал, при условии его ведения, конечно, весьма помогает разобраться в чехарде входящей/исходящей корреспонденции при переписке с госструктурами и проблемными контрагентами.
А это крайне важно при всевозможных судебных разбирательствах.
Учитывая то, что судебные тяжбы являются одной из составляющих бизнеса, стоит позаботиться о своей же безопасности.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!
* * *
Czyan.org: Блог о бизнесе
Вернуться к началу
 
 
Stanislav Kim
  Re: Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 22.11.09 04:27 

Зарегистрирован: 18.11.09 19:27
Сообщения: 21
Откуда: Питер
Czyan писал(а):
Может и Вам тоже.... стоит начать заняться бизнесом, а не борьбой с мельницами?

К сожалению, у меня бизнес такой - с мельницами бороться и, кстати, не плохо идет и заказчики щедрые :)

А по теме есть добавление, если объем входящих не особо большой, в бумажном варианте имеет совместить два журнала в один со сквозной нумерацией. Особое внимание уделяйте переписке с банком, надзорными органами, письмам с подтверждающими документами и требованиями об исполнении обязательств контрагентов.

_________________
Станислав Ким,
генеральный директор
ООО "АЛЕЕ СОФТВЕР"
Вернуться к началу
 
 
Павел К.
  Re: Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 31.01.10 21:10 

Зарегистрирован: 31.01.10 17:59
Сообщения: 4
Необходимость ведения журнала нормативно не закреплена. Но одним из важных реквизитов документа является его входящий/исходящий регистрационный номер, который собственно и проставляется по журналу регистрации. Его отсутствие лишает организацию возможности подтвердить факт получения/отправки документа. Для коммерсантка организации это может быть и не принципиально, но при переписке с госорганами может оказаться критичным - такой документ могут просто не принять к рассмотрению.
Вернуться к началу
 
 
Анастасия_2003
  Re: Журнал входящей/исходящей корреспонденции
СообщениеДобавлено: 23.08.10 19:17 

Зарегистрирован: 11.08.10 16:12
Сообщения: 7
Откуда: Самара
Вопрос от начинающего и совершенно неопытного делопроизводителя. )
Какие документы (входящие) необходимо фиксировать в журнале? Например: 1) Пришло письмо по почте, в котором вложены акты приемки выполненных работ. Регистрируется оно как входящее? 2) Пришел факс для одного из сотрудников с материалами судебного дела (у нас юридическая компания, если что). Регистрировать ли это? 3) Пришло письмо рекламного характера от фирмы, предлагающей свои услуги... Ну и т.д.

То есть вопрос в том, есть ли четкое разделение, какую документацию регистрировать, а какую нет?
Вернуться к началу
 
 
Показать сообщения за:  Поле сортировки  
Начать новую тему Ответить на тему  

Часовой пояс: UTC + 3 часа [ Летнее время ]


Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2


Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения
Вы не можете добавлять вложения

Найти:



Powered by phpBB © 2001, 2007 phpBB Group
© АУП-Консалтинг, 2002 - 2017