Журнал входящей/исходящей корреспонденции

Уважаемые посетители Форума. Прошу Вас подсказать необходимость ведения журнала входящей и исходящей корреспонденции в организации. Нач. юр. отдела утверждает что законодательно нигде не прописано что в комерческих организациях существует необходимость ведения этих журналов.

Законодательно этого нет, но каждая организация которая хоть как то имеющая переписку (входящую исходящую корреспонденцию) предпочитает вести журналы сама, чтобы при надобности поднять тот или иной документ. Журналы можно вести разным способом, например:
1. Бумажный. 2 тетрадки разленееных по графам, в одну пишется входящая в другую исходящая корреспонденция. Преимущества - не нужно никаких вложений вообще. Недостатки - если писем (корреспонденции) более 20 шт. в месяц, то к концу года будет довольно тяжело найти документ который проходил в начале года.
2. Электронный ручной. Аналог бумажному. Только в качестве тетрадки либо документ Word либо Excel, также создается таблица входящей и исходящей корреспонденции. Преимущества - не требует больших вложений, прост в эксплуатации и содержании. Недостатки - необходимы начальные знания пользователя ПК, отсутствует резервирование данных (в случае сбоя ПК или ПО - данные могут потеряться), при количестве более 30 шт. в неделю - затруднен поиск документа.
3. Электронный автоматический. Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Есть разные типы СЭД, более подробно это описано [...]. И делятся на платные, бесплатные и ограниченно бесплатные:
1. К платным относятся такие системы как:

• [...]
• [...]
• [...]
• [...]
• [...]
• [...]

2. К ограниченно бесплатным относятся:

• [...] (чистое решение (без схемы) - бесплатно)
• "[...] (описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры)
• [...] (для малого бизнеса (до 5 пользователей) - бесплатна)

3. Бесплатные системы. Все решения распространяющиеся по принципу Open Source. Таких на самом деле довольно много.

Так что вести или не вести журналы входяще/исходящей корреспонденции решать вам. Средств и способов решения вашего вопроса предостаточно.

я веду в электронном виде. сама в екселе документ созадал. а так хочется чтоб СЭД внедрили

Вы можете сами внедрить СЭД. Если вам понравится, то руководство как правило, идет на внедрение СЭД если видит в этом хоть какой-то смысл.
Первое что вам нужно, это определится какие у организации потребности. Что вы хотите чтобы выполняла СЭД?
Второе уже под конкретно ваши задачи вы можете скачать решение. Сейчас проблем с демо-версиями нет. Другое дело политика ведущих разработчиков сводится к тому что работа демо-версии ограничивается временным интервалом. И только некоторые ограничивают количеством пользователей, к таким системам относится [...].
Отличие демо-версии от коммерческого продукта, только в том что в демо-версии может работать не более 5-6 пользователей. Скачать данную СЭД можно [...].
Документация по использованию СЭД находится [...].
На данный момент компания разработчик, программы СЭД Fossdoc, проводит акцию, "Fossdoc - как система электронного документооборота, для малого и среднего бизнеса". Что подразумевает под собой что любая компания которой достаточно 6 рабочих мест, может бесплатно скачать Fossdoc с сайта, и использовать в своем производственном цикле, поддержка данных версий будет осуществляться на [...], как перестроить демо-версию под потребности компании лучше всего показано в [...].
Также доступны различные [...], рассчитанные на обычного пользователя (с уровнем пользователя Microsoft Office).

Ух, как много контекстных ссылок в сообщении коллеги из ФоссВаре, аж в глазах рябит и как вас еще не забанили за такое количество саморекламы? Мне тут одну ссылочку в подпись не дали поставить, или вы денег кому дали?! Эй, Czyan, где вы? Тут нарушения нарушают )))

Ладно, по теме. Я тут несколько раз побывал в богоугодном заведении под названием Росфиннадзор, точнее Территориальное управление Федеральной службы финансово-бюджетного надзора в г. Санкт-Петербурге, где мне на первом же заседании наглядно показали как полезно вести журнал входящей/исходящей корреспонденции, слава богу у нас он ведется не первый год. Если ваш директор еще там не был, крайне советую. После встречи с ними он с огромной радостью самостоятельно оформит данный журнал в бумажном, либо электронном виде.

_________________
Станислав Ким,
генеральный директор
ООО "АЛЕЕ СОФТВЕР"

А в чем дело?
Может стоит [...] прочесть?
Контекстных ссылок действительно много, но они по теме.
Все равно ведь они практически ничего не дают для индексации.
Поисковики их практически не воспринимают.
Мы следим за тем, чтобы они были по делу.
Может и Вам тоже.... стоит начать заняться бизнесом, а не борьбой с мельницами?

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

По поводу журнала входящей/исходящей корреспонденции.
Вести его стоит.

Данный журнал, при условии его ведения, конечно, весьма помогает разобраться в чехарде входящей/исходящей корреспонденции при переписке с госструктурами и проблемными контрагентами.
А это крайне важно при всевозможных судебных разбирательствах.
Учитывая то, что судебные тяжбы являются одной из составляющих бизнеса, стоит позаботиться о своей же безопасности.

_________________
Пусть Путь Ваш освещается Светом Души Вашей!

К сожалению, у меня бизнес такой - с мельницами бороться и, кстати, не плохо идет и заказчики щедрые

А по теме есть добавление, если объем входящих не особо большой, в бумажном варианте имеет совместить два журнала в один со сквозной нумерацией. Особое внимание уделяйте переписке с банком, надзорными органами, письмам с подтверждающими документами и требованиями об исполнении обязательств контрагентов.

_________________
Станислав Ким,
генеральный директор
ООО "АЛЕЕ СОФТВЕР"

Необходимость ведения журнала нормативно не закреплена. Но одним из важных реквизитов документа является его входящий/исходящий регистрационный номер, который собственно и проставляется по журналу регистрации. Его отсутствие лишает организацию возможности подтвердить факт получения/отправки документа. Для коммерсантка организации это может быть и не принципиально, но при переписке с госорганами может оказаться критичным - такой документ могут просто не принять к рассмотрению.

Вопрос от начинающего и совершенно неопытного делопроизводителя. )
Какие документы (входящие) необходимо фиксировать в журнале? Например: 1) Пришло письмо по почте, в котором вложены акты приемки выполненных работ. Регистрируется оно как входящее? 2) Пришел факс для одного из сотрудников с материалами судебного дела (у нас юридическая компания, если что). Регистрировать ли это? 3) Пришло письмо рекламного характера от фирмы, предлагающей свои услуги... Ну и т.д.

То есть вопрос в том, есть ли четкое разделение, какую документацию регистрировать, а какую нет?